Arbeitsalltag: bei mir kommt eine E-Mail mit den neuen Preisen eines häufig durch uns eingekauften Produktes an. Die Preisanpassung ist nicht nur für mich relevant. So muss die Eintragung des neuen Stückpreises in der Warenwirtschaft geschehen, für die ein Kollege|eine Kollegin verantwortlich ist. Dann bin ich nicht der einzige Besteller, der sich mit dem neuen Preis auseinandersetzen muss. Auch die Projektplanung braucht den Hinweis über die Anpassung, um in anstehenden Projekten entsprechend planen zu können.
Wir haben jetzt mindestens drei Mitspieler, die diese Information – nicht einmal die E-Mail selbst – benötigen. Aber wie stelle ich sicher, dass alle an die neue Preisliste kommen? Natürlich könnte ich die E-Mail an alle weiterleiten; aber haben sie die E-Mail vielleicht selbst schon erhalten? Und wie gehe ich sicher, dass sie die Informationen auch wirklich verarbeiten, also verstanden haben? Und schlussendlich muss ich die E-Mail in meinem selbst erstellten Outlook-Ordner aufbehalten, damit ich auch in zwei Monaten noch weiß, ab wann die Änderung gilt. Puh.
Was produziere ich hier gerade? Jede Menge Briefverkehr, der Speicherplatz aller involvierten Mitarbeiter sinkt, meine Zeit zur Bearbeitung meiner eigentlichen Aufgaben schwindet.
Lösung: die Nutzung eines Service, der meine E-Mails nach bestimmten Stichworten durchsucht, diese automatisch archiviert und die entsprechenden Kollegen|Kolleginnen über den Inhalt informiert und mir sogar Rückmeldung über den Erhalt dieser Information gibt.
Der Gewinn durch die Nutzung dieses Tools wird sofort klar: ich muss nicht händisch meine E-Mails durchsuchen, die verantwortlichen Mitarbeiter heraussuchen, die Nachricht weiterleiten und auch keinen separaten Outlook-Ordner führen. Wir reduzieren sofort merklich den Aufwand und sparen wahre Zeit und Speicherplatz.
Nur ein Beispiel sei hierzu noch genannt: bei der Analyse eines Unternehmens mit rund 100 Mitarbeitern wurde festgestellt, dass eine E-Mail knappe 16.000 Mal auf den Mail-Servern lag – verteilt bei unterschiedlichen Mitarbeitern, in unterschiedlichen Ordnern. Und wobei handelte es sich bei dieser enorm wichtigen E-Mail, dass sich jeder verpflichtet fühlte, diese aufzubewahren? Um den wöchentlichen Essensplan der Kantine.
In bereits durch uns umgesetzten Projekten fand die oben beschriebene Lösung meist Anwendung in Verbindung mit einem Sammel-E-Mail-Postfach, der anschließenden automatischen Verschlagwortung angehängter Dokumente in ELO und dem Start von Workflows.
Die Lösung nennt sich ELOxc, funktioniert sowohl für Microsoft-Exchange-Konten als auch Office 365, für ein- und ausgehende E-Mails.
Wenden Sie sich für weitere Informationen einfach an stoeteberg@quadus.de. Hier erfahren Sie auch, ob dies eine Lösung für Sie ist und welche Kosten damit verbunden sind.
Pst, kleiner Tipp: um ein Postfach vollautomatisch überwachen zu lassen benötigen Sie eine ELOxc-Lizenz im Wert von 85€ netto.
Passend zu diesem Thema lesen Sie auch den Blog-Eintrag ‘Jetzt Automatisieren und Zeit sparen!’.