Der wichtigste Schritt für die Digitalisierung im Unternehmen ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Doch ein DMS im eigenen Haus einzuführen, ist ein Projekt, vor dem mittelständische Unternehmen meist noch zurückschrecken.
Die Reduzierung der Kosten und die Einsparung von Arbeitszeit und die Zukunftsfähigkeit sprechen dafür, Gewohnheiten und eingefahrene Gleise sowie Unwägbarkeiten sprechen dagegen.
Einige Tipps aus unseren Projekten können Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Die Vorteile von DMS erkennen und kommunizieren
Sinkende Kosten ist sicherlich ein Hauptargument von DMS Anbietern. Für den konkreten Mitarbeiter ist es aber meist nicht das Kriterium, sich mit dem Thema DMS zu befassen. Es ist aber sinnvoll die Mitarbeiter im Unternehmen von Anfang an in das Projekt einzubinden. Welche Vorteile haben also die Mitarbeiter?
Das Erste was die Mitarbeiter in DMS Projekten loben: Das Suchen hört auf. Das Finden ist jetzt Realität. Da sämtliche Dokumente (das Format spielt keine Rolle mehr) sich im DMS befinden und die Suche wesentliche komfortabler und performanter als zum Beispiel eine Dateisuche auf PC oder Server ist, wird alles sehr schnell gefunden. Das ist also ein sehr schnell erlebter Mehrwert.
Als Zweites wird die Optimierung der Prozesse als sinnvoll und zeitsparend erlebt. Die Analyse aller Arbeiten und Prozesse im Unternehmen und deren Digitalisierung und die dabei stattfindende Optimierung durch Workflows im DMS, ist einer der Hauptvorteile die von jedem Mitarbeiter geschätzt wird. Es entfallen nämlich viele Routineschritte (Kopieren, Unterschriftsmappen, Ablagen, Auswertungen mit Excel, diverse Mails etc.) diese werden komplett automatisiert.
Der Dritte Vorteil wird durch die Workflows bei der Ablage der Dokumente in das DMS erzielt. Viele Mitarbeiter vermuten durch den Einsatz eines DMS Mehraufwand bei der Ablage der Dokumente. Das ist aber nicht der Fall. Die Ablage funktioniert für alle strukturierten Dokumente automatisch. Meist gelöst innerhalb der Workflows. Also nicht mehr Arbeit sondern Einsparung von Zeit.
Als Vierter Vorteil möchten wir die digitalisierte Zusammenarbeit nennen. Moderne DMS besitzen Collaboration-Werkzeuge die viel Aufwand reduzieren können. Feeds, Workflows, Email-Verarbeitung und Office-Integration sind dort die Schlagworte. Diese sollten schon am Anfang den Mitarbeitern bekannt gemacht werden.
Als Fünfter Vorteil sei der Datenschutz und die Datensicherheit genannt. Durch DMS und Verfahrensdokumentation
werden Anforderungen des HGB und der AO, der GoBD, der DSGVO und eine revisionssichere Ablage aller Dokumente gewährleistet. Das alles ohne Mehraufwand.
Mit allein diesen Vorteilen sollten die Motivation der Mitarbeiter am Projekt DMS geweckt sein.
Jetzt geht es los
Der nächste Schritt im Projekt ist die Bildung eines Projektteams. Das setzt sich von Systemhausseite aus einem Projektmanager und einen oder mehreren Consultants zusammen. In dem KMU sollte das Projekt Chefsache sein. Gut ausgelastete Mitarbeiter zu einer Änderung von Arbeitsabläufen zu bewegen verlangt Management-Attention. Dazu kommen die wichtigsten Mitarbeiter aus den Fachabteilungen. Nach Bildung des Projektteams erfolgt die Prozessanalyse im Unternehmen. Dabei werden alle Prozesse detailliert betrachtet. Sämtliche vorhandene Software und deren Zweck und Datenbestand, sowie alle Dokumentarten werden aufgenommen, deren aktuellen Ablage festgehalten und eventuelle Auswertungen begutachtet. Auf Basis dieser Analyse erfolgt durch den Projetmanager ein Projektkonzept (Grob und später Feinkonzept) das mit allen Beteiligten diskutiert und bestätigt wird. Das ist die Grundlage für die Umsetzung.
Projekte in Teilprojekte abarbeiten
Unsere Erfahrung bei der Einführung lautet: Projekte zerlegen und konkrete kleine Teilprojekte komplett umsetzen bevor das nächste Teilprojekt angefangen wird. Die Vorteile liegen auf der Hand. Man arbeitet am Anfang in kleinen Gruppen an einzelnen Workflows. Häufig ist zum Beispiel der Rechnungseingang das erste Teilprojekt. Wie kommen die Rechnungen ins Unternehmen, wer prüft, wer erhält Informationen, wer bucht in welches System, wer gibt frei, wer zahlt. Welche Abteilungen sind involviert. Nach dieser Umsetzung kennen schon viele Mitarbeiter das DMS und die Arbeit damit. Die Mitarbeiter verstehen besser, da konkret umgesetzt, die neuen Möglichkeiten. Es kommt schnell zum Mehrwert für diese Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter können dann auch schon Ansprechpartner für andere Mitarbeiter im Unternehmen sein. Weitere Teilprojekte folgen nach dem gleichen Schema. Teilprojekte bilden, umsetzen und in Betrieb nehmen, abnehmen. So erreicht man eine schnelle Einführung und große Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Nebenbei wird hier jeweils eine Verfahrensdokumentation laut GoBD erstellt.
Förderung nutzen
Es gibt momentan verschiedene Fördermöglichkeiten für die Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen. Quadus ist u.a. autorisiertes Beratungsunternehmen im Förderprogramm go-digital. So sparen Sie 50% des Beratungsaufwandes.
Fazit
Ein gut eingeführtes DMS System macht ein Unternehmen agiler, produktiver und zukunftssicherer. Es trägt einen großen Anteil bei der Digitalisierung des Unternehmens bei und minimiert Suchzeiten. Langes Blättern in Ordnern entfällt und schafft mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Die Mitarbeiter können wesentlich produktiver arbeiten. Auch viele rechtliche Vorgaben lassen sich erst mit DMS einhalten. Mit einem konsequenten Projektmanagement und einen erfahrenen Projektpartner wird die Einführung ein Erfolg.